Narzędzia do zarządzania czasem

Narzędzia do zarządzania czasem? Mamy dla Was kilka podpowiedzi! Planowanie, zarządzanie wszystkim co ważne i odkładanie na później, a może skrupulatne zapisywanie i realizowanie wszystkiego, co założyliście? Jak wygląda Wasza praca i czy używacie narzędzi do planowania? Mini badanie na naszym fanpage uświadomiło nam, że nie potrzeba profesjonalnych narzędzi, żeby wszystko zaplanować. Wiele osób używa chociażby Facebooka i zwykłych notatników, żeby być na bieżąco ze swoimi sprawami. Narzędzia do zarządzania czasem to niezbędnik każdego blogera i każdego, kto codzienne zasypywany jest stertą obowiązków.

Narzędzia do zarządzania czasem

Serio? Zwykłe papierowe notatniki? Wielbiciele nowoczesnych aplikacji do planowania pewnie dostają gęsiej skórki. Dla nas jednak każdy sposób planowania jest dobry. Jako zwolennicy nowoczesnych rozwiązań, na co dzień  jednak korzystamy z  aplikacji, jaką jest Trello. Co nam się w niej podoba? Prostota przede wszystkim. Wszystkie projekty możemy zawrzeć na kilku podstawowych kartach. Zapraszamy do współpracy inne osoby, możemy dyskutować o pomysłach i projektach. Wrzucamy dokumenty, linki czy zdjęcia. Cudo po prostu cudo!

Narzędzia do zarządzania czasem – Trello

W naszej firmie dzieje się dużo i najczęściej wszystko dzieje się jednocześnie. Tworzymy strony internetowe, ale też konsultujemy naszą pracę z wieloma osobami. Żeby nie zginąć w gąszczu zadań i obowiązków ratujemy się naszą ulubioną aplikacją – Trello. Należymy do osób, które lubią mieć wszystko w jednym miejscu, a Trello pozwala na to i to jeszcze jak! Przede wszystkim praca z Trello jest bardzo przyjemna. Sam wygląd aplikacji przypomina małe karteczki, które wypełniacie swoimi planami i pomysłami. Takie wizualne zarządzanie zadaniami bardzo ułatwia planowanie. Dzięki opcji dodawania kolejnych osób do programu możecie wymieniać się plikami, komentować i kłócić się do woli. O czym trzeba wiedzieć zaczynając przygodę z aplikacją Trello? Przede wszystkim, w aplikacji funkcjonują takie pojęcia jak:

• tablice
• karty
• listy

Tablice

Co z tymi tablicami? Mogą być prywatne lub przeznaczone dla tych użytkowników, których sami do współtworzenia tablic chcemy zaprosić. Na tablicach umieszczacie wszystko, o czy musicie pamiętać. Do tablic dodajemy karty, a same tablice można nazwać małymi projektami lub folderami.

Karty

Jeżeli chodzi o karty, możemy publikować na nich tak naprawdę wszystko. Do swoich tablic można dodawać wiele kart, zapisywać pomysły i to, co chcemy zrealizować. Karty mogą mieć swoich właścicieli, możemy dodać do nich datę, a także wrzucać pliki, listy zadań oraz w formie komentarzy rozmawiać z innymi osobami, które mają dostęp do karty. W naszej pracy podczas tworzenia stron internetowych przydaje się także możliwość dodawania screenów. Wtedy wiemy co jeszcze trzeba zmienić/poprawić i tego typu zadania nie uciekają w niepamięć.

Listy

Listy funkcjonują w Trello w ramach tablic. Dzięki listom możemy tworzyć zbiory kart i uzupełniać tak, jak tylko chcemy.

Dla nas Trello jest podstawowym narzędziem, jeżeli chodzi  zarządzanie czasem i wieloma projektami.  Może jednak istnieją jeszcze większe cuda niż to narzędzie? O ulubione aplikacje i narzędzia zapytaliśmy Joannę, Kasię i Patrycję, które prowadzą własne biznesy, mają mnóstwo pracy, ale nie mają problemu z jej organizacją. Jakie są ich ulubione narzędzia do zarządzania czasem i jak radzą sobie z obowiązkami?

Joanna Sidelnikow – Brzozowska Wirtualnewsparcie.pl

 1)Czym zajmujesz się na co dzień i czy planowanie pracy to Twoje drugie ja? 

Na co dzień jestem specjalistką HR oraz wirtualną asystentką. Zdecydowanie planowanie pracy to moje drugie ja! Rekrutuję osoby do pracy głównie na Islandię, co wymaga dużej organizacji pracy i czasu. Przede wszystkim jednak jestem wirtualną asystentką. Wymaga to ode mnie planowania swojej pracy, rozkładania czasu między różne projekty i różnych klientów. Bez dobrego planu zginęłabym w gąszczu zadań i obowiązków.

2) Z jakich narzędzi do planowania swojej pracy korzystasz?

Korzystam z papierowego kalendarza, głównie do planowania spotkań i rozmów telefonicznych. Z klientami pracuję na Nozbe, Asanie i Trello.

3) Największe zalety narzędzi, z których korzystasz?

Każde z narzędzi ma inne zalety. W Trello bardzo lubię system kafelkowy. Uwielbiam go do tworzenia list. Asana to idealne narzędzie do planowania wielu projektów. W Asanie mam wszystkich swoich klientów, każdemu przyporządkowuję odpowiedni kolor. Dzięki temu z łatwością jestem w stanie odnaleźć się w zadaniach dla moich klientów. W Asanie najbardziej lubię kalendarz i obraz całego miesiąca. Nozbe uwielbiam ze względu na tworzenie typowych list to do. Planuję tam swoje osobiste zadania, pracę nad swoją stroną internetową i sprawami związanymi z firmą, którą prowadzę.

4) Aplikacja lub narzędzie idealne dla Ciebie – jakie funkcje powinno posiadać?

Myślę, że nie istnieje narzędzie idealne. Jednak dobra aplikacja do zarządzania czasem powinna mieć przejrzysty kalendarz i widok całego miesiąca. Zdecydowanie powinna mieć też podział na projekty, personalizację projektów kolorystycznie oraz wersję mobilną na telefon. Bardzo ważną rzeczą jest również możliwość połączenia aplikacji z Dropbox oraz np. Evernote.

Katarzyna Głąb z Po sukces na szpilkach

1) Czym zajmujesz się na co dzień i czy planowanie pracy to Twoje drugie ja? 

Na co dzień prowadzę własny biznes, w ramach którego pomagam kobietom w kreowaniu takiego życia i biznesu, o jakim zawsze marzyły. Moim celem jest nie tylko zmotywowanie ich do działania, ale również dostarczenie im konkretnych narzędzi, dzięki którym mogą krok po kroku zmieniać swoją rzeczywistość. Bardzo ważnym aspektem prowadzonej przeze mnie działalności jest mój blog – Po Sukces Na Szpilkach. Oczywiście wszelkie moje aktywności zawodowe wymagają odpowiedniej promocji, czym również regularnie się zajmuję. Prowadzę przede wszystkim fanpage i profil na Instagramie.

Jeśli chodzi o planowanie, to jest to nierozłączna część nie tylko mojej pracy, ale także mnie samej.  Nie wyobrażam sobie „roboczego” dnia bez porządnej listy zadań z jasno określonymi priorytetami. Bez tego, czas po prostu przecieka mi przez palce.

2) Z jakich narzędzi do planowania swojej pracy korzystasz?

Od kilku lat niezmiennie korzystam z własnej aplikacji Todo. Jest to narzędzie, które w 100% spełnia moje oczekiwania!

3) Największe zalety narzędzi, z których korzystasz?

Przede wszystkim największą zaletą Todo jest łatwy dostęp do list zadań oraz ich stała widoczność. Jako, że moja praca w 90% polega na pracy przy komputerze, moje zadania muszą być spisane nie w notesie, czy kalendarzu, ale właśnie na pulpicie. Kolejną ogromną zaletą jest to, że mogę w łatwy sposób śledzić swoje postępy. Oprócz odhaczania zrealizowanych zadań aplikacja daje mi możliwość oznaczenia procentowego wykonania konkretnej pozycji i całej listy. Dodatkowym bardzo ważnym ułatwieniem jest to, że jednym kliknięciem mogę odciąć dostęp do Facebooka, poczty, YouTube’a i innych tego typu stron, a dzięki temu moja produktywność jest jeszcze większa!

4) Aplikacja lub narzędzie idealne dla Ciebie – jakie funkcje powinno posiadać?

Właściwie mam swoje idealne narzędzie, więc ciężko mi mówić o jakichś dodatkowych cechach. Po prostu musi być w pełni dostosowane do formy mojej pracy i mobilizować mnie do tego, bym zrobiła wszystko, co znajduje się na liście.

Patrycja Kalkowska z Pretty Business

1) Czym zajmujesz się na co dzień i czy planowanie pracy to Twoje drugie ja? 

Mój dzień jest zorganizowany i zautomatyzowany do maximum. Od 8 do 16 pracuję w klubie footballowym w dziale marketingu. Tam, każda decyzja musi być zaplanowana w czasie i podporządkowana kolejnym meczom. Po południu natomiast zarządzam portalem Pretty Business, którego jestem założycielką oraz Szkołą Wdzięku Perfection (is) Mine w której posiadanie weszłam niespełna miesiąc temu. Przy tak dużej ilości zadań, organizacja nie jest wyborem. Po jakimś czasie to codzienność.

2) Z jakich narzędzi do planowania swojej pracy korzystasz?

Jestem fanką papierowej wersji notatek. Nawet jeśli zainstaluję jakąś aplikacje, nigdy nie jest ona wystarczająco dobra lub po prostu o niej zapominam. Jeśli chodzi o tworzenie notatek czysto strategicznych czy treści na strony internetowe, kiedy jestem w ruchu i nie mam przy sobie komputera czy notatnika, wszystko zapisuję jako notatki głosowe. Dyktafon wbudowany w telefon to jedna z najczęściej używanych aplikacji w moim przypadku.

3) Największe zalety narzędzi, z których korzystasz?

Zaletą papierowej wersji notatek jest fakt, że zawsze mam je pod ręką. Poza tym uwielbiam pisać. To pomaga mi się skupić, zebrać wszystkie myśli a na koniec bardzo dokładnie przeanalizować czy wszystko ma sens. Co więcej, na papierze łatwiej jest tworzyć mapy myśli, dodawać małe rysunki poglądowe i zaznaczać kolorami. Dyktafon ma taką zaletę, że zawsze mam go pod ręką i wystarczy jeden przycisk, żeby zarejestrować wszystkie myśli. Nie ma tam niepotrzebnego szukania po zakładkach i bałaganu.

4) Aplikacja lub narzędzie idealne dla Ciebie – jakie funkcje powinno posiadać?

Jestem osobą bardzo zmienną a zarazem ‚gadżeciarą’. Idealna aplikacja powinna mieć ładny, czytelny interface. Musi być łatwa w obsłudze i przede wszystkim kompatybilna ze wszystkimi moimi urządzeniami. Chciałabym móc tworzyć tam grupy, z którymi współpracuję nad różnymi projektami. Ważne jest, żebym mogła notatki szybko wydrukować, przesłać i udostępnić.

Jakie są Wasze ulubione narzędzia i aplikacje do zarządzania czasem i projektami? Chętnie o nich napiszemy i nauczymy się czegoś nowego!